人資talk

工作交接怎麼做才能事半功倍？

除了做好完善的工作交接，最重要的還有心情的調適與面對唷！

過年後總會迎來轉職潮，一般來說若非裸辭，有下一份工作的報到日期壓力，總是有點難等到公司找到新的人再來好好的交接工作，往往會先交接給現職的同事；

若是有請長假/留職停薪的需求時，通常較能盡早通知工作單位預做準備，補好新人，但也難免可能遇到補不到新人/或公司暫不願補人的狀況，而無法有充裕的時間交接；

做為後勤單位且責任制的工作者，總無法像直接人員般的工作內容(例如：產線)較容易交接，

尤其許多工作項目僅由單一工作者負責，即使留有SOP，也很難讓新人無縫接軌，

因此我這次在工作交接上體驗到比較好的方式，是除了盡可能完善SOP外，並且能有時間帶著被交接人實際做一次。

我自己這次的狀況是，有請長假+留職停薪的需求，因此提早許多向工作單位說明以讓主管能有充裕的時間應對，

但因新人離職，故最後還是將工作交接給了部門的同事，而且是在交接時間非常有限的狀況下倉促交接的，

交接給新人或同事各有優缺點：

◎新人：所有一切都要從頭教起，包含公司系統與許多公司有關的細節，優點是新人剛來報到，不會有原有的工作來干擾；

◎同事：對要交接的工作內容與公司運作多少有些熟悉而不用從頭教，缺點是因原有工作仍要持續進行，導致無法專心交接。

為了因應本次倉促的交接，我做了以下應對：

1. 在沒有確定交接人前，列出交接項目並排定重要性與頻率、難度以及是否有其他同事也會做等，依據優先順序盡可能完善較重要的SOP

2. 確定交接人後，盡可能口頭交接完後，在執行相關工作時讓交接人在座位旁觀察帶著實際做一次，以實際知道執行步驟須注意的細節

3. 隨時回報交接進度，有瓶頸或困難隨時反映給主管或相關同事 (雖然有時不一定有用XD)

4. 因為我部門的每個人的工作屬於一環扣一環，大家多少會知道彼此的工作內容，因此拜託友好的同事日後協助留意與幫忙被交接人工作上手

5. 在最後一個工作日時，給予部門交接總表與各檔案放置位置；另因我是請長假的狀態，因此禮貌地告知若日後有相關細節問題仍可來電討論 (畢竟還是要維持好關係，哈)

每個工作、每個人都有屬於自己較合適的交接方式，上述僅分享，

但我想另外分享的是這次交接的心情

交接時就不斷告訴自己：盡可能盡最大的努力就好，因為時間很倉促中間又不斷被工作干擾；也不斷告知相關瓶頸並表示若有細節無法在時間內交接完成，願意配合日後的求救電話，(且大家都有自己的生存方式的總會找到應對工作的方式，少了我公司不會倒，不用太擔心XD)

但我想有經驗的職場工作者都知道：留下來的人說的話最大，離開的人無論做得再好，永遠都有可能被說閒話；

意思是指，無論交接的再完整，只要同事一句：他沒交接到、這件事之前是他負責的但沒做好(即使那件事不是我做的)，離開的人永遠沒有反駁的機會。

這也是我這次面臨的最大課題，因著對某些人事物性格的了解，我知道這件事一定會發生，也告訴自己做好心理準備，並盡可能留下書面資料表達善意；

然而這件事真正發生時、真的聽到這句話時（這件事他沒交接、這件事之前他做時沒做好），還是覺得小小的難過；

但轉個念想，這就是職場吧，總會有人是靠推事情生存的，畢竟留下來的人壓力大，先推是最快最省力的解決方式；

只能期許主管、其他同事是明眼人，以及自己一直以來經營好的個人品牌，公道自在人心，

而自己，就告訴自己，就放下吧，

短暫的紛亂後工作還是會步上正軌，

我就好好的放假吧，讓自己心情不受影響